เตรียมเอกสารร้านค้าให้เป็นชุด: เสนอราคา แจ้งหนี้ และใบเสร็จ

ขั้นตอนและจุดที่ควรตรวจ

1. เตรียมข้อมูลหนึ่งชุด

   จดชื่อลูกค้า รายการ จำนวน หน่วย และราคาต่อหน่วยไว้ก่อน ระบุเลขที่เอกสารและวันที่ให้แยกแต่ละฉบับได้ หลีกเลี่ยงการใช้ข้อมูลตัวอย่างติดไปในเอกสารจริง

2. เลือกหน้าที่ตรงกับงาน

   ใช้ใบเสนอราคาเมื่อต้องการนำเสนอรายการและราคา ใช้ใบแจ้งหนี้เมื่อต้องจัดรายละเอียดสำหรับเรียกชำระ ส่วนใบเสร็จและใบส่งของมีช่องข้อมูลต่างกัน ควรอ่านตัวอย่างก่อนเลือก

3. ตรวจตัวอย่างทั้งหน้า

   ตรวจชื่อ รายการ ราคา ส่วนลด และค่าภาษีที่ตั้งไว้ตามข้อมูลของคุณ มองช่วงท้ายหน้าให้เห็นหมายเหตุและช่องลายเซ็นครบ หากรายการยาวมาก ให้ตรวจว่าข้อความยังอ่านง่าย

4. เปิด PDF ก่อนส่งลูกค้า

   ดาวน์โหลดแล้วเปิดไฟล์จริง ไม่ตรวจจากภาพตัวอย่างบนหน้าเว็บอย่างเดียว เก็บฉบับที่ส่งไว้ในโฟลเดอร์ของงาน และไม่ใช้เครื่องมือแทนระบบจัดเก็บเอกสารถาวร

ลองวางแผนจากตัวอย่าง

ตัวอย่างข้อมูลทดลอง: สินค้า A จำนวน 2 ชิ้น ราคาชิ้นละ 150 รวมรายการเป็น 300 ก่อนส่วนลดหรือค่าภาษีที่เลือก ใช้ตัวเลขง่าย ๆ นี้ตรวจว่าหน่วย จำนวน และยอดในเอกสารแสดงตรงกันก่อนใส่ข้อมูลจริง